Welche Unternehmensdaten gehören nicht in KI-Tools?

Der typische Fall wirkt zunächst harmlos: Ein Mitarbeiter erhält eine längere Kundenmail und möchte die wichtigsten Punkte zusammenfassen. Also wird der komplette Text in ChatGPT eingefügt.

Erst danach fällt auf, dass die Nachricht einen Namen, eine Telefonnummer, Angaben zum Auftrag und vielleicht sogar interne Informationen über ein laufendes Projekt enthält.

Ähnliche Situationen entstehen bei Angeboten, Gesprächsnotizen, Protokollen oder Tabellen. Sobald KI-Tools im Arbeitsalltag genutzt werden, stellt sich deshalb eine praktische Frage: Welche Daten dürfen dort eigentlich verarbeitet werden?

Eine einzige pauschale Antwort passt selten für jedes Unternehmen und jedes KI-System. Entscheidend sind unter anderem die verwendete Anwendung, die Kontoeinstellungen, vertragliche Vereinbarungen und die Art der Informationen.

Für Mitarbeiter braucht es trotzdem verständliche Grenzen. Sonst wird jede Eingabe zur Einzelfallentscheidung.

Warum die Eingabe in ein KI-Tool überhaupt relevant ist

Wer einen Text in ein externes KI-System eingibt, verarbeitet dort Informationen außerhalb des ursprünglichen Dokuments oder Arbeitsprogramms.

Für den Mitarbeiter fühlt sich das oft wie eine normale Suchanfrage an. Inhaltlich kann jedoch wesentlich mehr übertragen werden.

Ein Beispiel ist eine Supportanfrage. Sie enthält vielleicht die Anschrift eines Kunden, eine Kundennummer und Details zu einem technischen Problem. Für die gewünschte Zusammenfassung werden diese Angaben möglicherweise gar nicht benötigt.

1. Kundendaten gehören zu den häufigsten Risikofällen

Im Kontakt mit Kunden entstehen viele Texte, die sich scheinbar hervorragend für eine Bearbeitung mit KI eignen.

Dazu gehören E-Mails, Gesprächsnotizen, Beschwerden oder Projektbeschreibungen. In solchen Dokumenten stehen jedoch häufig Informationen, die sich einer konkreten Person oder einem Unternehmen zuordnen lassen.

Das können beispielsweise sein:

• Name und Anschrift eines Kunden
• E-Mail-Adressen oder Telefonnummern
• Kundennummern und Bestelldaten
• Informationen aus laufenden Aufträgen
• Inhalte aus Beschwerden oder Supportfällen

Wenn eine KI nur bei der Formulierung helfen soll, werden viele dieser Angaben gar nicht gebraucht.

Eine mögliche Vorgehensweise besteht darin, den Ausgangstext vor der Verarbeitung zu kürzen oder Angaben zu entfernen, die für die eigentliche Aufgabe keine Rolle spielen.

2. Interne Kalkulationen und Preise verdienen besondere Aufmerksamkeit

KI wird nicht nur für Texte genutzt. Mitarbeiter lassen sich auch bei Auswertungen, Kalkulationen oder der Strukturierung von Tabellen helfen.

Dabei können Informationen auftauchen, die das Unternehmen bewusst intern hält.

Denkbar sind Einkaufspreise, Margen, individuelle Kundenkonditionen oder noch nicht veröffentlichte Angebote.

Solche Daten sollten nicht beiläufig in einen beliebigen KI-Dienst kopiert werden. Das Unternehmen sollte vorab klären, welche Systeme für solche Aufgaben verwendet werden dürfen.

3. Verträge und vertrauliche Dokumente nicht ungeprüft hochladen

Moderne KI-Dienste können komplette Dateien analysieren. Damit lassen sich Verträge zusammenfassen oder einzelne Klauseln schneller auffinden.

Bequem ist das vor allem bei längeren Dokumenten. Gleichzeitig kann ein Vertrag Informationen enthalten, die nicht für eine externe Verarbeitung vorgesehen sind.

Dazu gehören möglicherweise individuelle Konditionen, Vertraulichkeitsvereinbarungen oder Angaben zu Geschäftspartnern.

Vor dem Hochladen sollte deshalb klar sein, ob das verwendete Tool für diese Art von Dokument freigegeben ist.

Bei Unsicherheit ist eine interne Rückfrage meist einfacher als eine nachträgliche Klärung, nachdem das Dokument bereits übertragen wurde.

4. Zugangsdaten und Passwörter haben in Prompts nichts verloren

Besonders eindeutig sollte die Regel bei Zugangsinformationen sein.

Passwörter, private Schlüssel, API-Schlüssel oder andere Anmeldedaten sollten Mitarbeiter nicht in einen Prompt einfügen, nur weil sie gerade bei einer technischen Aufgabe Hilfe benötigen.

Ein typisches Beispiel ist eine Fehlermeldung aus einem Programm. Wird der komplette Inhalt ungeprüft kopiert, können darin Zugangsdaten oder andere technische Informationen enthalten sein.

5. Mitarbeiterdaten brauchen klare Regeln

KI kann auch in Personalprozessen schnell auftauchen. Jemand möchte eine Beurteilung sprachlich überarbeiten oder aus Notizen einen strukturierten Text erstellen.

In solchen Unterlagen können persönliche Angaben zu Mitarbeitern enthalten sein.

Dazu zählen Kontaktdaten ebenso wie Informationen zu Leistung, Fehlzeiten oder internen Gesprächen.

Für solche Inhalte sollte im Unternehmen eindeutig geregelt sein, welche Anwendungen genutzt werden dürfen und wer überhaupt mit diesen Daten arbeiten soll.

6. Noch nicht veröffentlichte Geschäftsinformationen

Manche Informationen sind weder klassische Kundendaten noch Zugangsdaten und trotzdem vertraulich.

Ein Unternehmen plant vielleicht ein neues Produkt. Eine Kampagne befindet sich noch in Vorbereitung. Ein Angebot für einen wichtigen Auftrag ist noch nicht verschickt.

Mitarbeiter sollten erkennen können, dass auch solche Inhalte nicht automatisch in jedes KI-Tool gehören.

Eine interne Regel kann dafür mit Beispielen arbeiten, die aus dem eigenen Betrieb stammen. Das ist meist verständlicher als eine abstrakte Kategorie wie „Geschäftsgeheimnisse“ ohne weitere Erläuterung.

7. Informationen von Geschäftspartnern nicht vergessen

Unternehmen schützen häufig ihre eigenen Daten und denken weniger an Informationen, die sie von anderen erhalten haben.

Ein Lieferant schickt möglicherweise technische Unterlagen. Ein externer Dienstleister übermittelt eine interne Dokumentation. Ein Kunde stellt Dateien für ein gemeinsames Projekt bereit.

Auch hier sollte geprüft werden, ob diese Inhalte in einem KI-Dienst verarbeitet werden dürfen.

Was bedeutet das für Unternehmensversionen von KI-Tools?

Nicht jedes KI-Angebot arbeitet unter denselben Bedingungen. Unternehmen nutzen teilweise spezielle Geschäfts- oder Enterprise-Versionen mit anderen Einstellungen und vertraglichen Grundlagen.

Deshalb wäre eine Regel wie „Niemals Unternehmensdaten in KI eingeben“ häufig zu grob.

Praktischer ist eine Freigabeliste. Darin kann stehen, welche Anwendungen für welche Aufgaben zugelassen sind.

So lässt sich beispielsweise unterscheiden, ob ein Mitarbeiter einen allgemeinen öffentlichen Dienst oder eine vom Unternehmen eingerichtete Lösung verwendet.

Kann man Daten vor der Eingabe anonymisieren?

In manchen Situationen lässt sich ein Text so bearbeiten, dass die konkrete Person oder das konkrete Unternehmen nicht mehr erkennbar ist.

Aus „Frau Müller von Firma Beispiel GmbH benötigt für Auftrag 4711 eine neue Kalkulation“ kann für eine reine Formulierungsaufgabe vielleicht ein allgemeiner Sachverhalt werden.

Das Entfernen einzelner Namen reicht allerdings nicht immer aus. Auch weitere Angaben können Rückschlüsse ermöglichen.

Mitarbeiter sollten deshalb nicht allein aufgrund eines entfernten Namens davon ausgehen, dass ein Dokument automatisch unproblematisch geworden ist.

Eine einfache Prüffrage vor jeder Eingabe

Mitarbeiter brauchen eine Regel, die sie ohne Handbuch anwenden können.

Vor einer Eingabe können einige praktische Fragen helfen:

• Braucht die KI diese konkreten Informationen wirklich?
• Ist das verwendete Tool für diese Daten freigegeben?
• Enthält der Text Angaben zu Kunden oder Mitarbeitern?
• Stehen vertrauliche Preise, Verträge oder interne Planungen darin?
• Kann ich unnötige Angaben vor der Eingabe entfernen?
• Wen frage ich, wenn ich mir nicht sicher bin?

Solche Fragen lassen sich auch in eine kurze Mitarbeiter-Checkliste übernehmen.

Wie könnte eine interne Regel formuliert sein?

Die genaue Formulierung hängt von den freigegebenen Systemen und den Arbeitsabläufen ab.

Als Ausgangspunkt könnte eine Regel beispielsweise so aussehen:

Ein Unternehmen mit einer eigenen freigegebenen KI-Umgebung kann diese Regel genauer auf seine Systeme abstimmen.

Wer sollte die Freigabe von KI-Tools festlegen?

Bei kleinen Betrieben kann die Entscheidung direkt bei der Geschäftsführung liegen.

Wichtig ist weniger die Bezeichnung der zuständigen Person als ein eindeutiger Ablauf. Mitarbeiter sollten wissen, wen sie fragen, bevor sie einen neuen Dienst für geschäftliche Informationen nutzen.

Sobald mehrere Tools im Einsatz sind, lohnt sich eine einfache Übersicht. Dort können freigegebene Anwendungen und typische Einsatzzwecke festgehalten werden.

Die Regel sollte zum tatsächlichen Arbeitsalltag passen

Allgemeine Verbote werden häufig umgangen, wenn sie die tägliche Arbeit nicht berücksichtigen.

Wer beispielsweise regelmäßig lange Texte bearbeiten muss, wird nach einer praktischen Lösung suchen. Das Unternehmen sollte diese Arbeitsweise kennen und dafür einen passenden Rahmen festlegen.

Hilfreich sind dabei echte Beispiele aus dem eigenen Betrieb: Welche Dokumente werden häufig bearbeitet? Welche Daten stehen darin? Welche KI-Systeme werden bereits verwendet?

Erst daraus entstehen Regeln, die Mitarbeiter in konkreten Situationen anwenden können.

Fazit

Unternehmensdaten sollten nicht ungeprüft in ChatGPT oder andere KI-Tools übertragen werden.

Besonders aufmerksam sollten Unternehmen bei Kundendaten, vertraulichen Dokumenten, internen Kalkulationen, Zugangsdaten und Mitarbeiterinformationen sein. Auch Unterlagen von Geschäftspartnern können sensible Inhalte enthalten.

Welche Verarbeitung möglich ist, hängt vom eingesetzten System und den konkreten Rahmenbedingungen ab. Für Mitarbeiter sollte trotzdem eine klare Regel bestehen: Welche Tools sind freigegeben, welche Informationen benötigen besondere Vorsicht und wer entscheidet bei Unsicherheit?

Wer prüfen möchte, wie klar solche Fragen im eigenen Unternehmen bereits geregelt sind, kann dafür den kostenlosen KlarRegel AI Check nutzen.