ChatGPT im Unternehmen: Welche Regeln brauchen Mitarbeiter?

Ein Mitarbeiter formuliert mit ChatGPT eine Kundenmail. Eine Kollegin lässt sich eine Präsentationsstruktur erstellen. Im Vertrieb wird ein Gesprächsprotokoll zusammengefasst, während jemand aus dem Marketing Ideen für einen neuen Beitrag sammelt.

Solche Anwendungen wirken zunächst unkompliziert. Die Unsicherheit beginnt häufig dort, wo echte Unternehmensdaten ins Spiel kommen. Darf eine vollständige Kundenanfrage eingefügt werden? Wer prüft einen Text, bevor er verschickt wird? Und darf jeder beliebige KI-Dienst für geschäftliche Aufgaben genutzt werden?

Klare Mitarbeiterregeln helfen bei genau diesen Situationen. Sie sollten so formuliert sein, dass Beschäftigte im Arbeitsalltag erkennen können, was erlaubt ist und wann Rücksprache nötig wird.

Warum brauchen Mitarbeiter überhaupt Regeln für ChatGPT?

ChatGPT lässt sich ohne große Einarbeitung verwenden. Das macht den Einstieg leicht, führt aber auch dazu, dass Entscheidungen häufig spontan getroffen werden.

Wer einen Text verbessern möchte, kopiert ihn möglicherweise direkt in das Eingabefeld. Dabei wird nicht immer geprüft, welche Informationen im Ausgangstext enthalten sind.

In einem Unternehmen können dadurch sehr unterschiedliche Nutzungsweisen entstehen. Manche Mitarbeitende verwenden ausschließlich allgemeine Informationen. Andere arbeiten mit Kundendaten, internen Dokumenten oder vertraulichen Entwürfen.

1. Welche Daten dürfen Mitarbeiter in ChatGPT eingeben?

Diese Frage sollte in einer internen Regelung möglichst konkret beantwortet werden.

Ein allgemeiner Hinweis wie „Datenschutz beachten“ hilft wenig, wenn jemand gerade eine Kundenmail vor sich hat. Besser ist eine Beschreibung der Informationen, die im eigenen Unternehmen besonders geschützt werden sollen.

Je nach Betrieb können dazu gehören:

• Kundennamen und Kontaktdaten
• Vertrags- und Angebotsunterlagen
• interne Preise und Kalkulationen
• Mitarbeiterdaten
• Passwörter, Zugangsdaten oder API-Schlüssel
• vertrauliche Informationen von Geschäftspartnern

Falls für bestimmte KI-Dienste besondere Vereinbarungen oder Unternehmensversionen bestehen, kann die interne Regel differenzierter ausfallen. Entscheidend ist, dass die Beschäftigten wissen, welche Variante freigegeben ist.

2. Welche ChatGPT-Konten dürfen genutzt werden?

In kleinen Unternehmen entsteht schnell eine Mischung aus privaten und geschäftlichen Konten. Ein Mitarbeiter nutzt vielleicht sein privates ChatGPT-Konto, weil es bereits vorhanden ist.

Damit fehlen dem Unternehmen möglicherweise Übersicht und Kontrolle. Auch Einstellungen oder gespeicherte Verläufe können sich von Konto zu Konto unterscheiden.

Eine interne Vorgabe kann festlegen, ob geschäftliche Aufgaben nur über freigegebene Konten oder bestimmte Unternehmenszugänge bearbeitet werden dürfen.

3. Müssen ChatGPT-Antworten kontrolliert werden?

Eine flüssig geschriebene Antwort kann den Eindruck vermitteln, sie sei bereits überprüft. Das ist riskant.

ChatGPT kann Informationen falsch einordnen, Quellen erfinden oder Details ergänzen, die im Ausgangsmaterial nicht enthalten waren. Bei einem internen Brainstorming ist das vielleicht leicht zu korrigieren. Bei einer Kundeninformation kann derselbe Fehler deutlich größere Folgen haben.

Deshalb sollte die Regel nicht nur allgemein eine Kontrolle verlangen. Sie kann auch beschreiben, wann eine besonders sorgfältige Prüfung erforderlich ist.

• vor dem Versand an Kunden oder Geschäftspartner
• bei Zahlen, technischen Angaben oder Fristen
• bei rechtlich oder vertraglich relevanten Aussagen
• bei Veröffentlichungen unter dem Namen des Unternehmens

4. Darf ChatGPT Texte direkt an Kunden formulieren?

ChatGPT kann beim Entwurf einer Antwort helfen. Trotzdem sollte klar sein, wer die fertige Nachricht verantwortet.

Ein Mitarbeiter kann beispielsweise einen eigenen Entwurf sprachlich überarbeiten lassen. Vor dem Versand sollte geprüft werden, ob Inhalt, Ton und Aussagen zum konkreten Kunden passen.

Besonders problematisch wird es, wenn eine KI eigenständig Fakten ergänzt oder verbindlich klingende Aussagen formuliert.

5. Welche Aufgaben können Mitarbeiter sinnvoll mit ChatGPT erledigen?

Regeln sollten nicht nur Einschränkungen enthalten. Mitarbeitende brauchen auch Beispiele dafür, wofür der Einsatz vorgesehen ist.

Mögliche Anwendungen sind etwa:

• Strukturierung eigener Notizen
• sprachliche Überarbeitung selbst erstellter Texte
• Entwürfe für interne Kommunikation
• Ideen für Präsentationen oder Gliederungen
• Zusammenfassungen geeigneter Inhalte
• Vorbereitung von Fragen für eine weitere Recherche

Welche Aufgaben freigegeben werden, hängt vom Unternehmen und den verwendeten Konten ab. Ein Team mit sensiblen Kundendaten benötigt andere Vorgaben als ein Betrieb, der ChatGPT nur für allgemeine Formulierungsarbeiten nutzt.

6. Wie sollten Mitarbeiter mit unsicheren Fällen umgehen?

Keine Richtlinie wird jede mögliche Situation im Voraus beschreiben. Deshalb braucht es eine einfache Regel für Zweifelsfälle.

Mitarbeitende sollten wissen, an wen sie sich wenden können, bevor sie sensible Informationen eingeben oder ein neues KI-Tool einsetzen.

In einem kleinen Betrieb kann diese Aufgabe bei der Geschäftsführung liegen. In größeren Teams kann eine feste Ansprechperson sinnvoll sein.

7. Was ist bei neuen KI-Tools zu beachten?

ChatGPT ist häufig nur der Anfang. Nach kurzer Zeit werden weitere Anwendungen getestet, etwa KI-Schreibprogramme, Bildgeneratoren oder Funktionen innerhalb bestehender Software.

Deshalb sollte eine Mitarbeiterregel auch erklären, ob neue Dienste einfach ausprobiert werden dürfen.

Eine Freigabe vor der geschäftlichen Nutzung kann verhindern, dass sensible Daten in unbekannte Anwendungen gelangen oder mehrere Tools parallel verwendet werden, ohne dass das Unternehmen davon weiß.

Wie ausführlich müssen Mitarbeiterregeln sein?

Eine lange Richtlinie ist nicht automatisch hilfreicher.

Für den Alltag kann eine kurze Liste klarer Regeln besonders nützlich sein. Ausführlichere Hintergrundinformationen lassen sich getrennt dokumentieren.

Entscheidend ist, dass Mitarbeiter die Vorgaben tatsächlich finden und verstehen. Wenn ein Dokument nur einmal verschickt und danach nicht mehr angesehen wird, erfüllt es seinen Zweck kaum.

Beispiel für einfache ChatGPT-Regeln im Unternehmen

Ein kleiner Betrieb könnte seine wichtigsten Vorgaben beispielsweise so zusammenfassen:

Je nach Unternehmen müssen diese Vorgaben ergänzt oder genauer formuliert werden.

Wie führt man solche Regeln im Team ein?

Eine E-Mail mit einem angehängten Dokument reicht oft nicht aus. Sinnvoller ist es, die wichtigsten Situationen kurz mit dem Team durchzugehen.

Dabei können echte Beispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag verwendet werden. Eine Kundenmail, ein Angebot oder ein interner Bericht macht schneller verständlich, warum bestimmte Informationen nicht ohne Prüfung in ein KI-System gehören.

Nach einigen Wochen zeigt sich meist, welche Fragen im Alltag tatsächlich auftauchen. Diese Erfahrungen können in die nächste Überarbeitung der Regeln einfließen.

Fazit

Mitarbeiter brauchen bei der Nutzung von ChatGPT vor allem Regeln, die sich auf konkrete Arbeitssituationen beziehen.

Besonders wichtig sind Vorgaben zu Daten, freigegebenen Konten, menschlicher Kontrolle und dem Umgang mit unsicheren Fällen. Zusätzlich sollte klar sein, wie neue KI-Dienste eingeführt werden.

Wer zunächst prüfen möchte, welche dieser Punkte im eigenen Unternehmen bereits geregelt sind, kann dafür den kostenlosen KlarRegel AI Check verwenden.