KI-Regeln für Mitarbeiter: Was sollte ein Unternehmen festlegen?

In einem Team öffnet jemand ChatGPT, um eine E-Mail zu überarbeiten. Ein Kollege nutzt Microsoft Copilot für eine Zusammenfassung. Später probiert eine Mitarbeiterin ein neues KI-Tool aus, das sie über eine Empfehlung entdeckt hat.

Solange nur allgemeine Inhalte verarbeitet werden, fällt das im Unternehmen oft kaum auf. Schwieriger wird es, sobald Kundendaten, interne Dokumente oder geschäftliche Entscheidungen betroffen sind.

Mitarbeitende brauchen dann eine verlässliche Orientierung. Sie sollten erkennen können, welche Anwendungen freigegeben sind, welche Informationen besondere Vorsicht verlangen und wann eine Rückfrage erforderlich ist.

Warum allgemeine Hinweise im Alltag oft nicht reichen

Eine Anweisung wie „KI verantwortungsvoll nutzen“ klingt vernünftig, beantwortet aber kaum eine konkrete Frage.

Darf eine Angebotsmail in ChatGPT eingefügt werden? Kann ein Gesprächsprotokoll mit Gemini zusammengefasst werden? Muss ein KI-generierter Text vor dem Versand noch einmal geprüft werden?

Genau an solchen Stellen entscheidet sich, ob eine interne Regel tatsächlich hilfreich ist.

1. Welche KI-Tools dürfen Mitarbeiter nutzen?

Viele KI-Dienste lassen sich innerhalb weniger Minuten verwenden. Ein kostenloses Konto genügt oft. Dadurch können im Unternehmen Anwendungen entstehen, die niemand zentral ausgewählt oder geprüft hat.

Eine interne Regel sollte deshalb erklären, welche Tools für geschäftliche Aufgaben vorgesehen sind.

Denkbare Vorgaben sind:

• eine Liste freigegebener KI-Dienste
• ein festgelegter Ablauf für neue Anwendungen
• Vorgaben zu privaten und geschäftlichen Konten
• eine zuständige Person für Freigaben
• Hinweise zu bereits integrierten KI-Funktionen in Unternehmenssoftware

Die Liste muss nicht dauerhaft unverändert bleiben. Neue Tools können ergänzt werden, sobald ihre Nutzung geprüft wurde.

2. Welche Informationen dürfen eingegeben werden?

Für Mitarbeitende ist diese Frage häufig wichtiger als die technische Funktionsweise des KI-Dienstes.

Im Arbeitsalltag werden Texte meist vollständig kopiert. Dadurch gelangen schnell Angaben in einen Prompt, die für die eigentliche Aufgabe gar nicht erforderlich sind.

Eine Kundenmail enthält vielleicht Namen, Kontaktdaten und Details zu einem laufenden Auftrag. Für eine reine sprachliche Überarbeitung werden diese Angaben möglicherweise nicht benötigt.

Unternehmen können festlegen, welche Informationen Mitarbeiter besonders prüfen sollen. Dazu zählen je nach Betrieb etwa personenbezogene Daten, interne Preisangaben, Verträge oder vertrauliche Projektinformationen.

3. Wer prüft Inhalte, die eine KI erstellt hat?

Ein KI-Text kann sprachlich überzeugend wirken und trotzdem einen sachlichen Fehler enthalten.

Bei einer internen Ideensammlung lässt sich das leicht korrigieren. Bei einem Angebot, einer Kundenantwort oder einer veröffentlichten Information können falsche Angaben deutlich problematischer werden.

Mitarbeiterregeln sollten deshalb festhalten, wann ein Ergebnis kontrolliert werden muss und wer dafür verantwortlich ist.

• Kundenkommunikation vor dem Versand lesen
• Zahlen und technische Angaben anhand geeigneter Quellen prüfen
• verbindliche Aussagen nicht ungeprüft übernehmen
• veröffentlichte Inhalte einer fachlichen Kontrolle unterziehen

Die Verantwortung kann an bestehende Rollen im Unternehmen angeknüpft werden. Dafür muss nicht zwingend eine neue Stelle geschaffen werden.

4. Was passiert bei falschen oder fragwürdigen KI-Ergebnissen?

Mitarbeiter sollten wissen, dass KI-Antworten verworfen werden dürfen. Ein Ergebnis muss nicht verwendet werden, nur weil es bereits erzeugt wurde.

Besonders wichtig ist das bei Angaben, die nicht überprüft werden können. Wenn eine KI eine Quelle nennt, die sich nicht finden lässt, sollte die Aussage nicht einfach übernommen werden.

Auch ungewöhnliche Empfehlungen oder Formulierungen können ein Grund sein, den Vorgang noch einmal selbst zu prüfen.

5. Welche Aufgaben sind für KI vorgesehen?

Mitarbeiterregeln werden verständlicher, wenn sie auch erlaubte Anwendungen nennen.

Je nach Unternehmen kann KI beispielsweise beim Strukturieren eigener Notizen helfen, bei Formulierungsentwürfen eingesetzt werden oder allgemeine Informationen zusammenfassen.

Andere Aufgaben benötigen eine engere Freigabe. Das gilt besonders, wenn sensible Informationen verarbeitet werden oder die Ergebnisse direkte Auswirkungen auf Kunden haben.

Eine solche Unterscheidung hilft Mitarbeitern mehr als ein pauschales Verbot sämtlicher KI-Nutzung.

6. Wann sollte KI-Nutzung kenntlich gemacht werden?

Innerhalb eines Teams kann es bei bestimmten Aufgaben sinnvoll sein, den Einsatz von KI nachvollziehbar zu machen.

Das betrifft beispielsweise Dokumente, bei denen mehrere Personen gemeinsam an einem Ergebnis arbeiten oder bei denen später nachvollzogen werden soll, wie ein Entwurf entstanden ist.

Ob auch gegenüber Kunden oder anderen externen Empfängern eine Kennzeichnung nötig oder sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Einsatzfall ab.

Eine interne Regel sollte deshalb konkrete Fälle nennen, statt jede kleine Nutzung gleich zu behandeln.

7. Wie gehen Mitarbeiter mit neuen KI-Tools um?

Neue Dienste erscheinen laufend. Manche werden von Kollegen empfohlen, andere tauchen direkt als Funktion in bereits genutzter Software auf.

Ohne Vorgabe probieren Mitarbeiter solche Anwendungen möglicherweise mit echten Unternehmensinformationen aus.

Eine einfache Regel kann festlegen, dass neue KI-Dienste zunächst für unkritische Testinhalte verwendet werden und vor einer geschäftlichen Nutzung mit sensiblen Daten geprüft werden müssen.

8. Wer ist bei Fragen zuständig?

Selbst eine ausführliche Richtlinie kann nicht jede Situation vorhersehen.

Deshalb brauchen Mitarbeitende einen klaren Ansprechpartner. In einem kleinen Unternehmen kann das die Geschäftsführung sein. Ein größeres Team kann die Aufgabe einer bereits zuständigen Person übertragen.

Wichtig ist, dass die Antwort bekannt ist. Wenn niemand weiß, wer entscheiden darf, werden unsichere Fälle häufig einfach selbst gelöst.

Wie könnten kurze Mitarbeiterregeln aussehen?

Eine ausführlichere KI-Richtlinie kann durch eine kompakte Mitarbeiterübersicht ergänzt werden.

Sie könnte beispielsweise folgende Punkte enthalten:

Welche Formulierungen passen, hängt von den eingesetzten Systemen und der Arbeitsweise des jeweiligen Unternehmens ab.

Mitarbeiter sollten verstehen, warum eine Regel existiert

Vorgaben werden leichter eingehalten, wenn der Hintergrund nachvollziehbar ist.

Ein kurzes Beispiel kann dabei mehr bewirken als mehrere Absätze abstrakter Hinweise. Wenn Mitarbeitende sehen, wie schnell eine komplette Kundenmail mit internen Angaben in einem KI-System landet, wird die Regel zum Umgang mit Daten greifbarer.

Bei der Einführung lohnt es sich deshalb, einige typische Fälle aus dem eigenen Betrieb gemeinsam durchzugehen.

Wie oft sollten KI-Regeln aktualisiert werden?

Eine starre Richtlinie wird mit der Zeit unvollständig. Neue Anwendungen kommen hinzu, andere verschwinden oder werden durch Unternehmensversionen ersetzt.

Auch die Nutzung im Team verändert sich. Ein Tool, das anfangs nur für Texte verwendet wurde, kann später für Dokumente oder Auswertungen eingesetzt werden.

Deshalb sollte gelegentlich geprüft werden, ob die Regeln noch zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen passen.

Rückfragen aus dem Team liefern dabei gute Hinweise. Wenn dieselbe Frage mehrfach auftaucht, ist die bestehende Regel möglicherweise zu unklar oder deckt einen neuen Anwendungsfall noch nicht ab.

Fazit

Gute KI-Regeln für Mitarbeiter beziehen sich auf Situationen, die im Arbeitsalltag tatsächlich vorkommen.

Dazu gehören die Auswahl freigegebener Tools, der Umgang mit Unternehmens- und Kundendaten, die Prüfung von Ergebnissen sowie ein klarer Ablauf bei neuen Anwendungen und Zweifelsfällen.

Je konkreter die Regeln zum Betrieb passen, desto leichter können Mitarbeiter sie anwenden.

Wer zunächst feststellen möchte, welche Bereiche bereits geregelt sind, kann den kostenlosen KlarRegel AI Check nutzen.